Dokumentation
Das FrontDesk Hospitality Modul besteht aus zwei Hauptkomponenten: einer STARFACE Modulkonfiguration und einer Benutzeroberfläche.
In der STARFACE Modulkonfiguration werden grundlegende Einstellungen vorgenommen, wie das Anlegen von Zimmern und das Definieren möglicher Zimmerstatus.
Die Frontdesk-Benutzeroberfläche kann entweder in der STARFACE App oder im Browser angezeigt werden und dient zum:
- Ein- und Auschecken der Gäste
- Setzen des Zimmerstatus
- Einsehen der Anrufliste des Gastes
Grundeinstellungen
In der STARFACE Modulkonfiguration müssen die folgenden Einstellungen festgelegt werden:
Frontdesk-Benutzer festlegen: Die hier ausgewählten Benutzer können die Benutzeroberfläche zur Zimmerverwaltung entweder im Browser oder in der STARFACE App anzeigen und bedienen.
Optionale Features konfigurieren:- Automatischer Versand der Rufliste an die hinterlegte E-Mail Adresse, sobald ein Gast auscheckt.
- Umbenennung der Zimmer-Benutzer: Jedes Zimmer hat einen zugewiesenen STARFACE-Benutzer. Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Ein- und Auschecken eines Gastes der entsprechende STARFACE-Benutzer umbenannt.
- Leeren der Mailbox, sobald ein Gast auscheckt.
Ein Zimmerstatus ist durch einen Namen, eine Farbe und eine Rufnummer gekennzeichnet. Jedes Zimmer kann einen der definierten Status haben, wie z.B. "Wartung", "Sauber", "Reinigung". Der Zimmerstatus kann entweder von einem Frontdesk-Benutzer über die Benutzeroberfläche (in der STARFACE App oder im Browser) gesetzt werden oder die entsprechende Status-Rufnummer kann von einem Zimmertelefon gewählt werden.
Beispiel: Ein Frontdesk-Benutzer setzt den Zimmerstatus über die Benutzeroberfläche auf "Verschmutzt". Die Reinigungskraft betritt das Zimmer und wählt am Zimmertelefon die Kurzwahl für den Status "Reinigung". So sind die Frontdesk-Benutzer informiert, dass das Zimmer derzeit gereinigt wird. Sobald die Reinigung abgeschlossen ist, kann die Reinigungskraft den Zimmerstatus über das Zimmertelefon auf "Sauber" setzen, indem sie die entsprechende Kurzwahl wählt. Dadurch wissen die Frontdesk-Benutzer, dass die Reinigung beendet, das Zimmer sauber ist und der nächste Gast einchecken kann.
Jede Status-Rufnummer muss der STARFACE Modulkonfiguration als Rufnummer zugewiesen werden.
Zimmer anlegen
Zimmer werden innerhalb der STARFACE Modulkonfiguration angelegt und konfiguriert. Jedes Zimmer besitzt einen Namen und ist einem STARFACE-Benutzer zugewiesen.
Nicht vergessen: STARFACE Benutzer die Rechte entziehen!
Es ist wichtig, den zugewiesenen STARFACE-Benutzern die Rechte für die Anzeige von Ruflisten und das Anmelden am Telefon zu entziehen.
- Ohne das Recht zum Telefon-Login können Gäste den hinterlegten STARFACE-Benutzer nicht vom Telefon abmelden.
- Das Ruflisten-Recht sollte ebenfalls entfernt werden. Dadurch wird Gästen die Einsicht in Anrufprotokolle früherer Gäste verwehrt. Dies hat jedoch keinen Einfluss auf die Erfassung und das Versenden der Ruflisten durch Frontdesk Hospitality.
Benutzeroberfläche integrieren
Die Frontdesk-Benutzeroberfläche zur Verwaltung der einzelnen Zimmer kann direkt in die STARFACE App (ehemals UCC-Client) eingebettet oder im Browser angezeigt werden.
Um die Zimmerverwaltung in die STARFACE App zu integrieren, erstellen Sie in der STARFACE App unter "Einstellungen → Browser → URLs / Anruf-Aktionen" einen neuen Eintrag mit der URL, die in Ihrer STARFACE Modulkonfiguration angezeigt wird. Dadurch kann die Zimmerverwaltung als Workspace (Unterpunkt "Browser") hinzugefügt werden.
Beachten Sie bei der Umbenennung der Modulkonfiguration:
Die URL enthält den Namen der Modulkonfiguration. Falls dieser nachträglich geändert wird, muss auch die URL in der STARFACE App angepasst werden.
Sobald die Benutzeroberfläche integriert ist, meldet sich ein STARFACE-Benutzer an und erhält eine Übersicht über alle Zimmer:
Gast ein- & auschecken
Um einen Gast einzuchecken, muss auf das gewünschte Zimmer geklickt und dann der Name des Gastes eingetragen werden:
Mit einem Klick auf den Button "Einchecken":
- wird die Telefonie über das Zimmertelefon aktiviert,
- werden nach extern ausgehende Anrufe über das Zimmertelefon in einer Anrufliste gespeichert.
Sobald ein Gast eingecheckt ist, zeigt die Zimmeransicht in der Frontdesk-Benutzeroberfläche einen Kreis mit Avatar-Icon an (Bild 1). Ist kein Gast eingecheckt, bleibt der Kreis leer (Bild 2). Ein Warnsymbol hingegen, deutet darauf hin, dass die Zimmerkonfiguration in der STARFACE Modulkonfiguration noch nicht abgeschlossen ist und dem Zimmer kein STARFACE-Benutzer zugewiesen wurde (Bild 3).
Über die Frontdesk-Benutzeroberfläche kann ein Gast auch wieder ausgecheckt werden.
Dies hat folgende Konsequenzen:
- Die Telefoniefunktion auf dem Zimmer wird deaktiviert.
- Die Anrufliste des Gastes kann an eine konfigurierte E-Mail-Adresse gesendet werden (optionales Feature).
- Die Mailbox des Zimmers wird geleert (optionales Feature).
Zimmerstatus ändern
Der Zimmerstatus wird in der Frontdesk-Benutzeroberfläche sowohl als Text als auch in der jeweiligen Statusfarbe angezeigt. Der Farbcode kann in der STARFACE Modulkonfiguration angepasst werden.
Den Status eines Zimmers können Sie entweder über die Frontdesk-Benutzeroberfläche oder über die in der STARFACE Modulkonfiguration hinterlegten Kurzwahlen verändern.
Ereignis-Verlauf eines Zimmers
Der Ereignis-Verlauf eines Zimmers zeigt die letzten 20 Status- und Check-In-Änderungen an. Beispielsweise um nachzuvollziehen, wie viel Zeit die Putzkräfte zum Säubern der Zimmer benötigt habe.
Rufliste eines Zimmers
Sobald ein Gast eingecheckt hat, kann die Rufliste des Gastes abgerufen werden. Beim Auschecken wird die Rufliste per E-Mail versendet und danach wird die angezeigte Rufliste wieder geleert.
